Poradnik VAT nr 6 (294) z dnia 20.03.2011

Refakturowanie usług wykonanych w 2010 r. - stawka VAT

W styczniu 2011 r. wystawiliśmy refakturę na podstawie faktury wystawionej w grudniu 2010 r. Z jaką stawką VAT powinniśmy wystawić refakturę?

Refakturowanie to powszechnie nazywane "przenoszenie kosztów", czy też "sprzedaż po cenie zakupu". W art. 28 dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L nr 347/1 ze zm.) określono, że w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Z kolei zgodnie z art. 79 lit. c) dyrektywy podstawa opodatkowania nie obejmuje m.in. kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, a zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym. Podatnik musi przedstawić dowód na rzeczywistą kwotę kosztów, o których mowa i nie może odliczyć VAT, który w danym przypadku mógł zostać naliczony.

Od 1 grudnia 2008 r. w ustawie o VAT znajduje się zapis określający podstawę opodatkowania przy refakturowaniu usług. W myśl art. 30 ust. 3 ww. ustawy, w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku.

Jedynie więc częściowo uwzględnione zostały zapisy dyrektywy i w praktyce nadal powstaje wiele wątpliwości dotyczących możliwości i zasad refakturowania ponoszonych wydatków.

Podstawową kwestią jest ustalenie, czy mamy do czynienia ze świadczeniem usługi, czy dostawą towarów. O refakturowaniu zasadniczo można bowiem mówić jedynie w odniesieniu do usług.

Podatnik refakturujący usługę powinien przepisać wszystkie dane dotyczące tej usługi wymienione w fakturze pierwotnej będącej podstawą refakturowania, a więc: przedmiot sprzedaży (nazwę usługi), ceny jednostkowe, wartość sprzedaży netto i brutto, a także kwotę należności. Do czynności powtórnej sprzedaży (refakturowania), ma na ogół zastosowanie identyczna stawka VAT, jak w fakturze pierwotnej.

Podmiot refakturujący usługi musi pamiętać o prawidłowym określeniu momentu powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT, mając na uwadze, że dla niektórych usług ustawodawca moment ten określił w sposób szczególny.

Z treści pytania nie wynika, jakiego rodzaju czynności są przedmiotem refakturowania. Stosując ogólną zasadę określoną w przepisie art. 41 ust. 14a ustawy o VAT, należy podkreślić, że w przypadku czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem, która została wykonana przed dniem zmiany stawki podatku, dla której obowiązek podatkowy powstaje w dniu zmiany stawki podatku lub po tym dniu, czynność ta podlega opodatkowaniu według stawek podatku obowiązujących dla tej czynności w momencie jej wykonania.

Skoro czynność została wykonana i zafakturowana w grudniu 2010 r., to refakturowanie tej czynności, które miało miejsce już w 2011 r. powinno nastąpić przy zastosowaniu tej samej stawki VAT, jak na pierwotnej fakturze, czyli jeżeli była to usługa opodatkowana stawką 7%, czy 22%, to taką samą stawkę stosuje się na refakturze.

Problem z refakturowaniem usług w bieżącym roku może dotyczyć czynności zwolnionych z VAT. W 2011 r. znaczna część zwolnień od podatku wymienionych w ustawie zmieniła swój charakter. Nie mamy już do czynienia ze zwolnieniami stricte przedmiotowymi (np. usług medycznych czy usług w zakresie edukacji). Zwolnienia te pozostają, jednak mają charakter przedmiotowo-podmiotowy. Zależą więc w dużej mierze od tego, kto daną usługę świadczy.

Pamiętać należy o podstawowej zasadzie, zgodnie z którą konsekwencją refakturowania - zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych - jest to, że zarówno podmiot świadczący usługę, jak i ten, który ją refakturuje, stosują tę samą stawkę VAT dla danego rodzaju usługi. Refakturujący powinien bowiem wstąpić w prawa i obowiązki tego podmiotu, który faktycznie świadczył usługę. Jeżeli przepisy nie będą pozwalały na zastosowanie takiej samej stawki VAT, refakturowanie nie jest możliwe.